從組織變革觀點談數位圖書館經營困境之研究
賴麗貞
彰化師範大學技職行政管理研究所
研究生
摘要
良好的策略，可以導致良好的績效。組織要保持良好績效，就得追求ㄧ個完全嶄新的想像空間與發展方向，以維持組織的永續經營。在組織經營條件日益艱困的條件下，只有企圖創造藍海思維的人，努力追求新點子、新方法、新行動，才能開拓出新市場空間。本研究主要從實務面著手，探討研究者服務單位如何因應組織變革，訂定經營管理策略。
為了抵達差異化及低成本，本研究首先藉由比較分析，檢視傳統圖書館與數位圖書館之差異性，提供經營管理者深思，研訂出新的策略草圖及行動架構(actions framework)，為讀者和組織創造價值躍進，進而開啟另一層次的市場空間。
關鍵詞：組織變革，行動架構，策略草圖
一、前言
1.1研究背景及動機
如果沒有組織變革（organizational change），亦即沒有人員、結構或科技上的改變，則管理者的工作將變得相當簡單，而規劃也會相當容易。時處今日瞬息萬變的競爭中，唯一不變的就是變，所以，變革是組織所無法避免的。
高級中學圖書館設立及營運基準第四條、第五條規定：圖書館置主任、組長及職員，為配合業務推動，得雇用工讀生及招募志工。但在政府策略性人員控管，遇缺不補情況下，不足的員額，往往由圖書館吸收。
近年來高中職圖書經費沒了專款，學校預算經常門逐年被刪減；老舊設備無法汰換、電子資料庫闕如、資訊設備寥寥無幾、弱勢族群的圖書館幾乎無法搶食到連水電費都快付不出的拮据經費；又資訊時代的來臨，令數位圖書館經營更加雪上加霜。
巧婦難為無米之炊，在經費短絀、無人奧援情況下，數位圖書館的經營管理正考驗著經營者的智慧。如何化危機為轉機，讓圖書館永續經營，著實令人深思。研究者期望能透過策略管理程序、比較分析表，以讀者為導向，整合各項資源，繼續推銷、經營符合讀者需求的圖書館，以創造、提昇價值，開創圖書館藍海。
1.2研究方法與步驟
本文藉由策略管理程序、傳統圖書館與數位圖書館比較分析，檢視出圖書館現況與未來發展趨勢。期待能發揚競爭優勢並結合外部機會，茁壯圖書館有利的條件；改善劣勢、加強防範威脅的侵襲，以降低不利因素。分析結果後，研訂出新的策略草圖及行動架構，以為經營館務之依據。
二、文獻探討
圖書館的設置，是以服務讀者為第一要務；圖書館是為使用者而存在，圖書館應了解使用者需求以滿足使用者對服務的期望。經營者要能即時就各項環境變化，做適度的變革因應。組織變革的定義，許多學者各有其不同的看法：
Mosher(1967)認為組織進行變革時，會著重其外在關係與內在結構的組合，並認為組織變革是指，組織結構有計劃的變遷，包括職位的增加、任務的重新安排、現職人員的更迭、預算的增減等。
Friedlander 和Brown (1974)指出組織變革是一種促進結構和過程（例如人際關係、角色）、人員（例如風格、技巧）和技術（例如更多的慣性、更多的挑戰）的變革和發展之方法。
Salamon (1981)認為：「組織變革是機關或企業的組織結構或計劃在組織中所處地位之改變」。
石滋宜（1996）指出組織變革之定義：為達成企業或組織永續發展，掌握社會、環境的脈動，不斷地變換思維模式，重新設計經營事業的流程及相關活動。
組織變革係組織為加強組織文化和成員能力，以適應環境變化維持均衡，進而達到生存與發展目標之調整的過程。因此，認為任何組織試圖改變舊有狀態所作的努力，都屬於組織變革之範疇(吳秉恩，1993)。
Recardo(1991)指出組織變革是組織為使成員行為與以前有所不同所做的策略規劃與行動。而Michael(1982)則把組織變革定義為：組織為因應環境變化所從事的調整過程，其通常發生在組織經營行為與環境變動無法配合時。
綜合國內外各家學者之研究，我們為組織變革定義為：當組織遭遇環境（包括內部或外部）變動時，組織為追求生存及積極發展，對於不合時宜的組織結構及工作關係等，進行有計劃的改變，以因應新事務與新需求之過程或活動。
三、圖書館變革
3.1圖書館現況
高中職圖書館的設置是根據學校教育宗旨與目標，以負起支援教學與推廣學術的責任。依據高級中學圖書館設立及營運基準（教育部，2003）第十八條規定高中圖書館應辦裡服務包含（一）：技術服務：包括採訪、編目等有關事項。（二）讀者服務：包括典藏、閱覽、參考諮詢、資訊檢索、館際互借、文獻傳遞、特殊讀者（視覺及聽覺障礙等）服務、利用教育等有關事項。（三）資訊服務：包括數位典藏服務、圖書資訊網路資料庫之建立及維護等有關事項。（四）行政服務：包括行政管理、推廣輔導、館際合作、設立及營運規劃、館藏發展、館舍設備、人員配置、經費編列、業務評鑑等有關事項。工作繁瑣，需要各級人員分工合作、分組辦事，發揮組織績效，以達成組織目標。
根據前法第四條規定：高級中學圖書館依高級中學法第十六條規定置主任、第十條置組長及職員…；又第十二條規定：高級中學為維持圖書館藏量之合理成長及提供各項服務，每年圖書購置費至少應占教學設備費百分之十五以上。
圖書館法規詳列人事編製、經費預算等規範，其修法之嚴謹，當可令各級圖書館有效營運，以協助師生充實資訊素養、利用圖書資訊、擴大學習領域、奠定終身學習能力。
過去在教育部每年專款補助下，各校圖書館藏書量尚可達基本存量。然近幾年教育經費逐年刪減且統籌運用，學校業務費項下已沒有圖書專款，在僧多粥少下，圖書經費之爭取雪上加霜；又為因應教育部人員控管政策，學校在總員額控管前提下，組長、幹事及工友被征召支援其他處室，人員不足成為各校共通現象；如前所述，經費嚴重不足，數位圖書館目標並未落實。
3.2數位圖書館發展與困境
呂錘卿（2003）指出，數位圖書館是指將圖書資訊以數位方式儲存，並透過電腦網路提供讀者查詢使用的虛擬圖書館（virtual library）。數位圖書館有時也稱電子圖書館（electronic
library），只不過電子圖書館泛指所有以電子化方式儲存、處理、查詢及使用的圖書館，而數位圖書館強調資料是以數位方式儲存。因此，電子圖書館的範圍應包含數位圖書館。
數位圖書館的來臨，讓圖書館達到「無牆的境界」。所有的預約、續借、圖書薦購、建議事項、館際合作、館藏目錄等事項，都在電腦上作業。其優點，包括大量節省資料儲存空間、超越或跳脫時空的限制、縮短了展示的距離、複製容易可永久保存、以多媒體方式展示、具使用者自主性、互動性、高精確率、檢索較有效率及知識與探索的環境較好。
數位圖書館的運作方式主要有：網路資源的採訪、網路資源的分類與編目、網路資源的管理、提供新的服務等，將能充分發揮資訊科技的效益。
然而，光是舊的資料轉換成數位化資料，所面臨的困境，就已然成為無解之題了，以下略述幾項問題：
1、經費的負擔：舊有資料數量龐大，轉成數位化，所費不貲，依目前業務費額度，無法支應。
2、版權、智慧財產權的問題：凡有版權、智慧財產權的資料執行數位化時須先
獲得授權。龐雜的資料欲獲得同意，是棘手的問題。
3、由誰來製作：政府單位、民間團體或增聘人員，將有待教育當局審慎思考。
4、資訊安全：為避免數位化資訊被不正當的使用、攬取、竄改或散播，教導數位化資訊正確使用的倫理觀，應與建設數位圖書館同時並進，不宜遲緩。
除此之外，言論自由、隱私權等等問題，都是目前人力、經費、技術急須克服
的問題。
四、經營策略
4.1策略管理程序
傳統圖書館的經營，隨著現代資訊技術的發展而面臨著前所未有的重大挑戰。傳統圖書館以書刊資料為主要館藏的營運方式，已漸漸無法適應數位化時代的要求，唯有藉不斷調整館藏結構和服務方式，並快速地朝向數位化的圖書館轉型，才能順應時代發展的趨勢。研究者為因應變革，審慎提出策略方針。
根據STEPHEN P. ROBBINS（2003）認為策略管理程序（strategic management process）包含了策略的規劃、執行及評估等八個步驟（如圖1所示）。雖然其中六個步驟是在談規劃，但執行與評估也同樣的重要，即使是最佳的策略，若沒有適當的執行或評估也會失敗。
4.2傳統圖書館與數位圖書館比較
由圖1的分析，圖書館策略管理之優劣分析應詳細評估，才能交付執行，爾後再檢視成果而形成一整體循環。為詳細說明，茲將傳統圖書館與數位圖書館之比較簡明介紹如下：
表1：傳統圖書館與數位圖書館之比較
|
|
傳統時期 |
過渡時期 |
數位時期 |
|
物件的意義 |
資訊及其資源 |
大部分是資訊及其資源 |
任何事務 |
|
物件儲存處 |
實體建築物內 |
邏輯／虛擬空間 |
兩者皆非 |
|
物件的選擇 |
依據一定原則執行，以達某種程度水準 |
同前 |
沒有，由使用者自行決定 |
|
物件的組織 |
有 |
|
沒有 |
|
權威控制 |
有 |
有，只有少部分 |
沒有 |
|
物件替代品 |
有，由館員產生書目紀錄 |
有，源自物件本身，可自動產生 |
沒有 |
|
物件查詢 |
只有書目紀錄 |
書目紀錄與物件本身 |
物件本身 |
|
著作權 |
有 |
有，但模糊不清 |
沒有 |
|
變動性 |
不變 |
以某種方式變動 |
瞬息萬變 |
|
存在性 |
永久存在 |
以某種方式消失 |
瞬間消失 |
|
使用範圍 |
只限於特定群體 |
部分只限於特定群體 |
沒有限制 |
|
服務專家 |
有，如圖書館員 |
|
沒有 |
|
服務對象 |
明確且清楚 |
部分模糊、部分清楚 |
沒有 |
|
費用 |
免費 |
部分付費 |
付費 |
資料來源：陳亞寧（1999），另類圖書館：電子圖書館綜觀，資訊傳播與圖書館學5 卷3 期。
4.3組織變革下的策略草圖與行動架構
根據經濟學供需曲線與長期平均成本曲線的變動觀念，Kim & Mauborgne（2005）在其所寫的藍海策略專書中強調要找出「藍海策略」，首先要符合三項準則：塑造獨特價值曲線；創造有效新需求、增加消費者的好處與生產者的利潤；建立有效的進入障礙。圖書館經營者必須從前人的成功與失敗中檢視出哪些策略因子或條件是潛在的威脅或弱點而應予以重視、加強；並探索既有機會與強項，運籌帷幄，以對組織的發展進行長期性、前瞻性、整體性的策略規劃，以落實良好的服務品質，讓讀者滿意。
管理者是變革的發動者，管理者應有策略行動，以符合讀者的需求。公立高中職圖書館主任具備圖書館專業知能，能體察數位圖書館發展之迫切性，在管理能力上無庸置疑。然在各種條件設限下，「如何滿足讀者需求」是經營者努力達成成功之道。
有鑑於此，經營者可做如下的努力：在設備上，加強建置電腦設備供學生於課間時間隨時利用，如成績查詢、資料搜尋、作業傳輸、線上交流等，讓資訊貧富懸殊差距的學生能充分利用。
在人員服務上，招募義工數名並爭取實習教師支援且設置組長，擴增服務人員，分組辦事，圖書館利用教育當可落實，服務熱忱與效能，將有重大提升。
又為服務讀者，設置「期刊、圖書薦購申請單」，滿足讀者閱讀樂趣，讓讀者感受不同的尊榮；創設圖書館電子報，開放讀者溝通園地；培訓義工，引導讀者圖書館利用並減少使用專業術語，令讀者減少操作使用疑慮等…. ，館員服務佳、讀者關係管理好、圖書館利用率提升、讀者再使用率高，將是圖書館經營圓滿的最佳寫照。
圖2 圖書館的策略草圖
五、結論與建議
5.1結論
圖書館因需要而設立，圖書館是否能達成營運使命，有必要進行隨時檢測。有鑑於此，利用策略管理程序修正過往行為與評鑑方法，檢視學校圖書館現況與數位圖書館發展趨勢，期以找出可加以開發之利基以為決策依據，實刻不容緩。
然近年來，教育經費分配不均、人員控管政策現況，對於弱勢單位--圖書館而言，經營圖書館每況愈下，要經營數位圖書館更是困難，資訊素養融入教與學恐遙不可及。管理者是變革的發動者，當務之急唯有充分利用現有資源，強化內部運作及提昇服務品質，因應惡劣環境以符合讀者需求，才是上策。
5.2建議
林瑞玉（2003）建議：圖書館宜兼顧傳統圖書館與電子圖書館的發展，並重視不同身分讀者的意見反映，提高顧客滿意度。為了有效提升學生的學習成效及提高讀者滿意度，研究者提出以下建議：
(一) 加強投資圖書館自動化系統：圖書館的目的之一就是成為學習、教育之中心，以面對複雜且多變的未來，因此，加強投資圖書館自動化系統，提供終身繼續自我導向學習，將成為未來教育的主流。
(二)加強館員訓練提升圖書館自動化系統的規劃能力：由於圖書館專業人員缺乏，因此，加強館員訓練提升圖書館自動化系統的規劃能力，將刻不容緩。
（三）補足人力分組辦事：圖書館的蓬勃發展代表著一個國家人民的知識水平，也呈現出該一國家的競爭力。要有效經營圖書館，基本的人力維持，是首要克服的因素。
(四) 採用共用資料庫，以達資源共享：資源共享已是圖書館界的趨勢，又資料庫價格的節節高升，更成為教育經費逐年刪減的高中職學校遙不可及的夢想，因此，共用資料庫當是主管單位統籌思考解決之可行之路。
參考文獻
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Friedlander, F. & L. D. Brown,（1974）, "Organization Development," Review of Psychology.
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Have We Learned?
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